Instrucțiuni pentru coaserea manuală a fișierelor, foilor și folderelor cu ață

Când aud cuvântul „a coase”, majoritatea oamenilor își amintesc lucruri: pantaloni, un cearșaf, o pernă, o față de pernă, o jachetă sau chiar o jucărie de pluș. Puțini oameni își dau seama, cu excepția cazului în care, desigur, sunt angajați la birou, că poți coase și documente. Uneori, acest lucru este mult mai important decât coaserea unei huse de pilotă. După cum știți, aproape toate organizațiile și întreprinderile au trecut deja la gestionarea electronică internă a documentelor atunci când colaborează cu contractorii și chiar atunci când depun declarații fiscale privind veniturile și hotărârile judecătorești.

În ciuda informatizării generale, documentele pe hârtie sunt încă importante pentru persoanele juridice. Pentru a preveni pierderea sau amestecarea documentelor, acestea trebuie cusute. În ciuda simplității aparente a procesului, acesta este foarte important, așa că toată lumea trebuie să știe cum să coasă corect documentele manual, cum să depună dosare. Mai multe despre acest subiect mai jos.

Ce documente sunt cusute în munca de birou

Documentele trebuie lipite împreună pentru a nu fi pierdute sau înlocuite și, din cauza cantității uriașe de documentație, acestea sunt lipite împreună după cum este necesar, ceea ce ajută la evitarea confuziilor.

De obicei, se cusă acele documente care urmează să fie depuse la arhive, trimise pentru raportare sau care au o valoare specială pentru proprietar.

Lista de hârtii care trebuie cusute fără greș:

• Verificare;
• De arhivă;
• Contabilitate;
• Personal.

Materiale necesare pentru coaserea documentelor cu ață

Dacă coaseți documente folosind metoda clasică, trebuie să aveți următoarele materiale la dumneavoastră:

• Coperte. Există trei tipuri: obișnuite - dimensiunea acestor coperți este de 22,9 pe 32,4 cm (această dimensiune este potrivită pentru hârtie documentară de format standard A4); non-standard - coperțile de acest tip sunt utilizate atunci când dimensiunea hârtiei diferă de cea standard; pentru depozitarea arhivistică - astfel de coperți sunt produse într-un număr mare de formate (sunt fabricate din carton foarte dur și acest lucru contribuie la depozitarea pe termen lung a documentației).
• Fișă de certificare. Când documentația este complet cusută și numerotată, este necesar să se facă o inscripție de certificare. Aceasta se face pe o foaie separată de hârtie și se află pe verso-ul ultimei foi a dosarului. Nota trebuie lipită cu un adeziv special, astfel încât să nu se desprindă în timp.
• Foarfece și lipici.
• Perforator.
• Ace de diferite dimensiuni, ață, sulă, frânghie sau sfoară.

În cazul obișnuit, foile de document sunt fixate cu ață. Acesta este modul în care se conectează o mică stivă de hârtie. Pentru acest tip de cusătură, se folosește de obicei un ac și un perforator de papetărie, după care firul este fixat cu un autocolant de semnătură care indică faptul că documentația a fost certificată. Pentru a fixa mai multe foi de hârtie, se folosește o sfoară groasă sau o șurubelniță.

Cum să coaseți documentele corect: Instrucțiuni pas cu pas

Există mai multe opțiuni pentru cusutul fișierelor și al documentației. Diferențele dintre ele sunt că toate metodele au un număr diferit de găuri și distanța dintre ele.

În două găuri

Cea mai simplificată metodă. Este potrivită pentru lucrări care nu vor fi trimise spre examinare ulterior. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți următoarele:

1. Imprimați și îndoiți foile în ordine;
2. Folosește un perforator pentru a crea găuri mici;
3. Treceți firul prin găuri astfel încât să existe loc pentru un nod pe partea din față;
4. Tăiați o foaie mică din foaia de cusut și lipiți-o deasupra nodului, astfel încât capetele firului să iasă de dedesubt.

În trei găuri

Mai întâi, marcați locațiile găurilor de care aveți nevoie, de preferință la mijloc, dacă nu este necesar altfel. Găurile trebuie să fie distanțate egal una de cealaltă și de-a lungul marginii stângi a documentației. După aceea, faceți următoarele:

1. Folosește un ac pentru a face o gaură în mijlocul părții stângi a foii, astfel încât acul să intre din spate și să iasă din față.
2. Faceți o a doua puncție. Acul trebuie să intre din față și să iasă din spate.
3. Faceți a treia gaură. Acul trebuie să intre din spate și să iasă din față.
4. Treceți din nou acul prin prima gaură și legați un nod, lăsând o coadă de aproximativ 7 cm.
5. Lipiți foaia de firmware.
6. Abonează-te.

În patru găuri

Adesea, acestea necesită coaserea în mai mult de 3 găuri. Se pune întrebarea cum să coaseți carcase cu ață în 4 găuri. Secvența acțiunilor, dacă trebuie să vă dați seama cum să coaseți carcase în 4 găuri, este următoarea:

1. Faceți găuri cu un ac;
2. Introduceți acul din partea greșită prin orificiul numărul doi;
3. Treceți firele prin prima gaură din dreapta;
4. După aceea, acul intră în cele două găuri din dreapta;
5. Apoi acul intră în a treia gaură din dreapta;
6. După care are loc trecerea la protocolul din stânga;
7. Trecând la a treia gaură;
8. Este necesar să faceți o ieșire pe partea inversă și să o fixați cu un nod.

În cinci găuri

Această metodă este rar utilizată. De obicei, sunt necesare 3-4 găuri. Creșterea la 5 găuri indică faptul că o astfel de documentație este foarte importantă și necesită o raportare strictă.

Algoritmul pentru înfilarea acului depinde de numărul găurii:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Ultimul pas este să fixați firul cu un nod.

Caracteristici ale intermiterii documentelor: sfaturi utile

Înainte de a începe lucrul la cusătura documentelor, trebuie să vă familiarizați cu toate regulile și subtilitățile, precum și să studiați cerințele standard pentru această procedură. Fișa de certificare este lipită de nod și ață, folosind un stick de lipici sau PVA pentru aceasta. După aceasta, semnătura șefului instituției, data cusăturii și sigiliul întreprinderii sunt trecute pe foaie.

Există o cantitate imensă de documentație diferită care trebuie, de asemenea, legată. Aceasta include fotografii, desene și diagrame. Astfel de documente ocupă întreaga suprafață a foii și de aceea ar trebui numerotate pe verso. În cazul hărților și desenelor, se folosesc două foi A4, dar acestea sunt numerotate cu același număr, iar fiecare foaie utilizată este menționată în notă.

Cum se numerotează foile

Înainte de a începe numerotarea foilor, trebuie să studiați câteva condiții:

• Numerotarea începe de la unu, folosind cifre arabe;
• Dacă există un plic cu scrisori, atunci plicul în sine este numerotat mai întâi, apoi toate celelalte documente incluse;
• Când la documentație sunt atașate alte documente care au deja numere, acestea trebuie totuși marcate în ordine;
• Numerele de pagină trebuie plasate în colțul din dreapta sus al fiecărei pagini, fără a deteriora textul documentului;
• Numerotarea nu este necesară pentru inventar;

• Foile cu format nestandard trebuie desfăcute și abia apoi numerotate în colțul din dreapta sus;
• În cazul hărților și desenelor se folosesc două foi A4, dar acestea sunt numerotate cu același număr, iar fiecare foaie utilizată este trecută în note;
• Când fotografiile și certificatele sunt lipite doar pe o singură față, acestea se numerotează separat.

Cum se certifică un document cusut

După finalizarea procedurii, trebuie făcută o înscriere de certificare. Aceasta trebuie întocmită pe o foaie separată și plasată pe ultima foaie a documentelor deja pregătite. Nota trebuie să conțină numărul tuturor paginilor numerotate care au fost cusute, precum și să descrie notițe privind starea documentelor, eventualele pete sau foi rupte. Înscrierea este semnată și certificată de către șeful organizației, indicând funcția sa și decriptarea semnăturii.

Inscripția de certificare trebuie lipită cu un adeziv de înaltă calitate, astfel încât să rămână fiabilă chiar și după o perioadă lungă de timp. De asemenea, este necesar un sigiliu, care să surprindă nu doar inscripția, ci și o parte din foaia documentului.

Acte de reglementare privind intermiterea documentelor

În unele cazuri, de exemplu, dacă există adăugiri, este permisă utilizarea numerotării cu litere. Este important să ne amintim că numerele sunt plasate în colțul din dreapta sus. Conform metodei clasice, colile sunt fixate cu un fir dacă este vorba de un volum mic de hârtii. În această metodă, se folosește un perforator sau un ac.

Autocolantul de încredere nu poate fi lipit folosind material autoadeziv și lipici silicat sau lipici stick. Pe lângă aceste recomandări, există o serie de alte reglementări din industrie care stabilesc regulile pentru coaserea documentelor comerciale.

Așadar, ne-am gândit cum să coasem corect dosarele manual cu ac și ață și să coasem foi cu 4 sau mai multe găuri. A învăța cum să coaseți dosare și alte documente cu cusături ascunse nu este dificil.